LA NECESIDAD DE HACERTE CON UN PAQUETE DE OFIMÁTICA.

Con ofimática nos estamos refiriendo a las herramientas que les permiten automatizar, optimizar y mejorar la operatividad de la organización de las tareas de oficina.

QUÉ ES.

Una suite ofimática es en un conjunto de programas informáticos integrados en un paquete. Dicho paquete contiene aplicaciones que, entre otras funciones, permiten crear, modificar, organizar, enviar, recibir, almacenar, escanear e imprimir documentos y archivos.

Un paquete de oficina incluye, entre sus herramientas básicas, un procesador de texto y una hoja de cálculo. También puede contener bases de datos, maquetadores, herramientas de autor, programas para análisis estadísticos de datos, editores (de imágenes, de presentaciones, de proyecto, de páginas web), programas de correo electrónico, agenda, navegador web, entre otras.

Algunas de las suites ofimáticas más reconocidas son Microsoft Office y OpenOffice.

CARÁCTERÍSTICAS.

  1. Fácil manejo de programas básicos: aplicaciones como la hoja de cálculo, las presentaciones y el procesador de texto son fáciles de utilizar. Sin embargo, el nivel de dificultad incrementa con otros programas de mayor complejidad, como la base de datos.
  2. Funciones integradas: todos los programas de un paquete de oficina pueden interactuar entre sí mediante una interfaz de usuario homogénea. De esta forma, es posible generar unos gráficos en una hoja de cálculo e integrarlos a una presentación. Así, al momento de actualizar los datos, los cambios se harán en ambos programas en tiempo real.
  3. Uso online y offline: una suite ofimática puede usar de manera offline. Sin embargo, al utilizarla conectada a una red, se obtienen los beneficios de sincronización entre otras computadoras, usuarios, programas o aplicaciones en la nube.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Pun una parte, facilita tareas cotidianas e importantes dentro de una empresa, como la edición de textos, la elaboración de cálculos o la creación de presentaciones.

Por otra, mejora la comunicación en la empresa, gracias a sus herramientas para compartir y sincronizar documentos en tiempo real.

Se pueden encontrar múltiples opciones en el mercado, tanto gratuitas (OpenOffice), como de pago (Microsoft Office).

 

Como inconveniente, a veces podemos encontrarnos con que los documentos creados en una suite ofimática como Microsoft Office no sean completamente compatibles con otras marcas. Esto impide abrir archivos, lo que puede causar fallas por incompatibilidad entre las suites ofimáticas.

El uso a profundidad de herramientas como las hojas de cálculo o las bases de datos exigen cierto nivel de conocimiento para poder realizar operaciones complejas o avanzadas. Por lo tanto, si no se cuenta con un personal preparado en esta área, será necesario hacer una inversión extra de tiempo y dinero en capacitaciones.

PAQUETES RECOMENDADOS

Según su red de conexión o la cantidad de plataformas a las que puede conectarse, los dividimos en:

    1.La Suite ofimática por red de  conexión: se refiere a los medios por los cuales una suite ofimática puede conectarse para realizar sus funciones, que son:

  • Suite ofimática en escritorio: este paquete ofimático se conecta a una red local o también puede funcionar offline. Ejemplo: Microsoft Office.
  • Suite ofimática en línea: este paquete ofimático necesita únicamente de acceso a internet para disfrutar de sus funciones mediante un servicio en la nube. No es necesario realizar una instalación completa del software en el ordenador, se puede acceder a los documentos desde cualquier otro dispositivo con conexión a internet y tiene opciones de diseño de documentos restringidos (en comparación con la suite ofimática en escritorio). Ejemplo: Microsoft Office online.
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    2.Paquete ofimático por cantidad de plataformas: según el número de sistemas operativos con los que es compatible la suite ofimática. Estas abarcan:

  • Suite ofimática uniplataforma: paquetes de oficina que son compatibles con un solo sistema operativo. Ejemplo: iWork.
  • Suite ofimática multiplataforma: paquetes de oficina que son compatibles con dos o más sistemas operativos distintos. Ejemplo: OpenOffice, compatible con Windows, GNU/Linux y Mac OS X.

Gracias al avance y el potencial de estos software, muchas organizaciones han optado por contar con distintos tipos de paquetes ofimáticos para optimizar el manejo de la información tanto dentro como fuera de las oficinas. No seas el único en no facilitarte el acceso a la información.

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